Informationspflichten gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

A. Allgemeine Informationen

(1) Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung betrifft personenbezogene Daten, die das Landesarchiv Berlin im Rahmen der Benutzung von Archivgut und über seinen Internetauftritt mit dessen Unterseiten und Datenbanken zur Erfüllungen seiner Aufgaben verarbeitet.

Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 DS-GVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren persönlichen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Entsprechend § 3 Abs. 5 des Gesetzes über die Sicherung und Benutzung von Archivgut des Landes Berlin vom 14. März 2016 (Archivgesetz des Landes Berlin – ArchGB) in der Fassung vom 24. Oktober 2020 ist das Landesarchiv Berlin berechtigt, zum Zwecke der Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten zu verarbeiten.

(2) Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Das Landesarchiv Berlin verarbeitet personenbezogene Daten, die im Rahmen Ihrer Archivbenutzung anfallen. Die Archivbenutzung kann sowohl auf dem Wege einer mündlichen, fernmündlichen oder schriftlichen Anfrage auch auf elektronischen Wege an unser Haus als auch durch persönliche Einsichtnahme in Archivalien auf schriftlichen Antrag stattfinden.

(3) Kontaktdaten des*der Verantwortlichen
Verantwortlich für die Datenerhebung ist der Direktor des Landesarchivs
Sven Kriese
Eichborndamm 115-121
13403 Berlin
E-Mail kriese@landesarchiv.berlin.de
Telefon: +49 (0)30 90 264 200
Telefon +49 (0)30 90 264-0
Telefax +49 (0)30 90 264-248
Internet

(4) Kontaktdaten der*des Datenschutzbeauftragten
Der*die Beauftragte für den Datenschutz ist erreichbar unter
Behördliche*r Datenschutzbeauftragte*r
Landesarchiv Berlin
Eichborndamm 115-121
13403 Berlin
E-Mail dsb@landesarchiv.berlin.de
Telefon: +49 (0)30 90 264 160
Internet

(5) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
(5a)
Ihre persönlichen Daten werden erhoben, um

  • über Ihren Antrag auf Archivbenutzung zu entscheiden
  • Ihnen Auskünfte über Archivalien zu erteilen
  • über Ihren Antrag auf Verkürzung archivgesetzlicher Schutzfristen zu entscheiden
  • über Ihren Antrag auf Auskunft über die im übernommenen Archivgut zu Ihrer Person enthaltenen Daten zu entscheiden (gemäß § 9 Abs. 1 ArchGB)
  • über den Antrag einer dritten Person auf Nutzung von Archivgut, welches Daten zu Ihrer Person enthält, zu entscheiden (gemäß § 8 Abs. 4 ArchGB)
  • Ihre Anträge auf Reproduktion von Archivalien zu bearbeiten und Ihren diese Reproduktionen zu übermitteln
  • über Ihren Antrag auf Erteilung von Nutzungsrechten für Reproduktionen von Archivalien zu entscheiden
  • die im Zusammenhang mit Ihrer Archivbenutzung entstehenden Rechnungsvorgänge (Gebühren und Auslagen gemäß Gebührenverordnung des Landesarchivs Berlin – LArchGebV – vom 5. November 2019, in Kraft getreten am 1. Dezember 2019) abzuwickeln
  • die Nutzung von Datenbanken zu ermöglichen, die das Landesarchiv Berlin selbst betreibt oder die im Auftrag des Landesarchivs von Dritten betrieben werden (Näheres siehe unter C.)

(5b)
Ihre Daten werden auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1, Buchst. e DS-GVO in Verbindung mit § 3 Abs. 5, sowie § 8 und § 9 des Archivgesetzes des Landes Berlin – ArchGB (vom 14. März 2016) in der Fassung vom 24. Oktober 2020 verarbeitet.

(6) Empfänger*innen oder Kategorien der Empfänger personenbezogener Daten

Die Empfänger*innen Ihrer personenbezogenen Daten sind grundsätzlich nur die mit der jeweiligen Vorgangsbearbeitung beauftragten Mitarbeiter*innen des Landesarchivs Berlin. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur im Rahmen der Vorgaben des geltenden Rechts oder der von Ihnen erteilten Einwilligung, so dass dafür Sorge getragen wird, dass Ihre Daten nicht an Unberechtigte gelangen.

Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an

  • das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin)
  • an die Landeshauptkasse Berlin, soweit Rechnungsvorgänge entstehen

Darüber hinaus erfolgt keine regelmäßige Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte. Der Einzelfall bedarf Ihrer persönlichen schriftlichen Zustimmung.

(7) Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Ihre personenbezogenen Daten werden regulär nicht an Drittländer, also Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt. Der Einzelfall bedarf Ihrer persönlichen Zustimmung. Für die Schweiz existiert nach Art. 45 Abss. 1 und 3 DS-GVO als Drittland ein Angemessenheitsbeschluss, nachdem eine Übermittlung grundsätzlich zulässig ist.

(8) Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre im Zusammenhang mit einer Archivbenutzung (einschließlich der Anträge auf Schutzfristverkürzung, auf Erstellung von Reproduktionen und auf Erteilung von Nutzungsrechten) erhobenen personenbezogenen Daten werden im Landesarchiv für drei Jahre elektronisch gespeichert. Darüber hinaus kann das Landesarchiv Berlin in Erfüllung seiner Aufgaben nach § 4 Abss. 2 und 3 ArchGB eine Auswahl für die dauerhafte Aufbewahrung werden.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Verkürzung archivgesetzlichen Schutzfristen entstehen, oder in Fällen des Ausschlusses einer Person von Archivnutzung verarbeitet werden, werden aus Gründen der juristischen Beweiserhaltung sowie bei der Vergabe von Nutzungsrechten an Archivalien für 15 Jahre gespeichert.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit behördlichen Archivgutanbietungen und Archivguterwerbungen aus Privathand verarbeitet werden, werden aus Gründen der juristischen Beweiserhaltung und zur Dokumentation der Quellengeschichte dauerhaft aufbewahrt.

Rechnungsvorgänge werden entsprechend den im Land Berlin geltenden Ausführungsvorschriften für die Landeshaushaltsordnung sechs Jahre gespeichert.

B. Ihre Rechte

(1) Betroffenenrechte
Nach der Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen für die in Nr. 5 genannten Zwecke folgende Rechte zu:

  • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DS-GVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DS-GVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft das Landesarchiv Berlin, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Hinweis:

Den Umgang mit personenbezogenen Daten, die in Archivgut enthalten sind, regelt § 8 des Archivgesetzes des Landes Berlin.

(2) Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.
Die Fachaufsicht über das Landesarchiv Berlin obliegt der
Für kulturelle Angelegenheiten zuständigen Senatsverwaltung
derzeit: Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt
Referat II C
Brunnenstraße 188-190
10119 Berlin
Telefon +49 (0) 30 90228 – 0
E-Mail: post@kultur.berlin.de.

C. Informationen zu spezifischen Bereichen und Anwendungen des Internetauftritts

(1) Nutzungsdaten des Internetauftritts (1&1 IONOS SE)

a. Zweck der Datenverarbeitung
Das Internetangebot www.landesarchiv-berlin.de wird durch das Landesarchiv Berlin betrieben und durch die Firma 1&1 IONOS SE als technischen Dienstleister im Auftrag gehostet. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben an die Firma 1&1 IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur.

b. Umfang der personenbezogenen Daten

Durch den Dienstleister 1&1 IONOS können auch personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden. Bei einem Besuch unseres Internetauftritts werden folgenden Daten anonymisiert gespeichert:

  • Referrer URL (zuvor besuchte Webseite)
  • Angeforderte Webseite oder Datei
  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Verwendeter Gerätetyp
  • Uhrzeit des Zugriffs
  • IP-Adresse in anonymisierter Form

c. Rechtsgrundlage

Ihre Daten werden auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1, Buchst. e DS-GVO in Verbindung mit § 3 Abs. 5, sowie § 8 und § 9 des Archivgesetzes des Landes Berlin – ArchGB (vom 14. März 2016) in der Fassung vom 24. Oktober 2020 verarbeitet.

Weitere Informationen über den Datenschutz bei der Firma 1&1 IONOS SE finden Sie in der Datenschutzerklärung auf https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/. Auf Grundlage eines zwischen der Firma 1&1 IONOS SE und dem Landesarchiv Berlin abgeschlossenen Vertrags über die Auftragsdatenverarbeitung, werden Ihre Daten streng zweckgebunden verarbeitet.

(d) Zugehörige Angebote

Die Informationen und Hinweise gelten auch für die folgende Recherche- und Serviceangebote des Landesarchivs Berlin, welche durch 1&1 IONOS SE im Auftrag gehostet werden.

  • WGA-Datenbank (http://wga-datenbank.de)
  • Histo-Map (https://histomapberlin.de)
  • Koha-Bibliothekskatalog (https://bib.landesarchiv-berlin.de)

(2) Recherchedatenbank (Findbuch.net)

a. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt bei der Nutzung der Recherchedatenbank sowie um die elektronische Bestellfunktion des Online-Findbuches (www.landesarchiv-berlin.findbuch.net) zu ermöglichen. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben an die Firma AUGIAS-Data GmbH, Im Südfeld 20, 48308 Senden.

b. Umfang der personenbezogenen Daten

Bei Nutzung der Bestellfunktion werden folgende Daten erhoben: Vor- und Nachname (Pflichtangabe), E-Mailadresse (Pflichtangabe), Adresse (Optional) und Telefonnummer (Optional). Zudem werden folgende Daten anonymisiert gespeichert.

  • Referrer URL (zuvor besuchte Webseite)
  • Angeforderte Webseite oder Datei
  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Verwendeter Gerätetyp
  • Uhrzeit des Zugriffs
  • IP-Adresse des anfragenden Rechners

c. Rechtsgrundlage

Ihre Daten werden auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1, Buchst. e DS-GVO in Verbindung mit § 3 Abs. 5, sowie § 8 und § 9 des Archivgesetzes des Landes Berlin – ArchGB (vom 14. März 2016) in der Fassung vom 24. Oktober 2020 verarbeitet.

Weitere Informationen über den Datenschutz bei der Firma AUGIAS-Data GmbH finden Sie in der Datenschutzerklärung auf https://www.findbuch.net/hp/Datenschutzerklaerung/. Auf Grundlage eines zwischen der Firma AUGIAS-Data GmbH und dem Landesarchiv Berlin abgeschlossenen Vertrags über die Auftragsdatenverarbeitung, werden Ihre Daten streng zweckgebunden verarbeitet.

(3) Bibliothekskatalog (koha)

a. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt bei der Nutzung des Bibliothekskatalogs sowie um die elektronische Bestellfunktion über den Katalog (https://bib.landesarchiv-berlin.de) zu ermöglichen. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben an die Firma Admin Kuhn GmbH, Pappelstrasse 20, 4123 Allschwil, Schweiz.

b. Umfang der personenbezogenen Daten

Bei Nutzung der Bestellfunktion werden folgende Daten erhoben: Vor- und Nachname (Pflichtangabe), persönliche Anrede (Optional), Geburtsdatum (Optional), Geschlecht (Optional), Anschrift (Optional), E-Mail-Adresse (Pflichtangabe), Telefonnummer (Optional), Fax (Optional), Bibliotheks-Ausweisnummer (Pflichtangabe). Zudem werden folgende Daten anonymisiert gespeichert.

  • Referrer URL (zuvor besuchte Webseite)
  • Angeforderte Webseite oder Datei
  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Verwendeter Gerätetyp
  • Uhrzeit des Zugriffs
  • IP-Adresse des anfragenden Rechners

c. Rechtsgrundlage

Ihre Daten werden auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1, Buchst. e DS-GVO in Verbindung mit § 3 Abs. 5, sowie § 8 und § 9 des Archivgesetzes des Landes Berlin – ArchGB (vom 14. März 2016) in der Fassung vom 24. Oktober 2020 verarbeitet. Auf Grundlage eines zwischen der Firma Admin Kuhn GmbH und dem Landesarchiv Berlin abgeschlossenen Vertrags über die Auftragsdatenverarbeitung, werden Ihre Daten streng zweckgebunden verarbeitet.

(4) Terminreservierung (einladbar.de)

a. Zweck der Datenverarbeitung

Zur Vorbereitung ihrer Archivbenutzung im Lesesaal des Landesarchivs Berlin benötigen wir eine Online-Platzreservierung unter Angaben von personenbezogenen Daten. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben an die Firma webfaktur GmbH, Pappelallee 78/79, 10437 Berlin.

b. Umfang der personenbezogenen Daten

Es werden folgende Daten erhoben: Vor- und Nachname (Pflichtangabe) und E-Mailadresse (Pflichtangabe). Zudem werden folgende Daten anonymisiert gespeichert.

  • Referrer URL (zuvor besuchte Webseite)
  • Angeforderte Webseite oder Datei
  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Verwendeter Gerätetyp
  • Uhrzeit des Zugriffs
  • IP-Adresse des anfragenden Rechners

c. Rechtsgrundlage

Ihre Daten werden auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1, Buchst. e DS-GVO in Verbindung mit § 3 Abs. 5, sowie § 8 und § 9 des Archivgesetzes des Landes Berlin – ArchGB (vom 14. März 2016) in der Fassung vom 24. Oktober 2020 verarbeitet.

Weitere Informationen über den Datenschutz bei der Firma webfaktur GmbH finden Sie in der Datenschutzerklärung auf https://landesarchiv-berlin.einladbar.de/de/datenschutz/. Auf Grundlage eines zwischen der Firma webfaktur GmbH und dem Landesarchiv Berlin abgeschlossenen Vertrags über die Auftragsdatenverarbeitung, werden Ihre Daten streng zweckgebunden verarbeitet.

(5) Übertragung von Daten an ein soziales Netzwerk

Derzeit nutzt das Landesarchiv Berlin folgenden Social-Media-Dienste:

Instagram ()

Wenn Sie die Social-Media-Dienste des Landesarchivs Berlin nutzen, können die Betreiber der sozialen Netzwerke ebenfalls personenbezogene Daten verarbeiten und ggf. an Drittländer, also Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übertragen. Das Landesarchiv Berlin kann keine Verantwortung dafür übernehmen, wie diese Social-Media-Dienste personenbezogene Daten, die Sie übermitteln, nutzen. Es wird darum gebeten, die Datenschutzhinweise auf den jeweiligen Seiten zu beachten:

Der Internetauftritt des Landesarchivs Berlin nutzt jedoch keine „Social-Plugins“. Solange Sie sich im Bereich des Internetauftritts www.landesarchiv-berlin.de bewegen, werden keinerlei personenbezogene Daten (wie IP-Adressen oder Browseraktivitäten) an Facebook oder Instagram weitergeleitet.

Jede*r Nutzer*in ist selbst für den Umgang mit ihren*seinen personenbezogenen Daten verantwortlich. Sie*Er beeinflusst mit der Einrichtung ihres*seines Profils, ihren*seinen individuellen Einstellungen und durch das eigene Interaktionsverhalten, inwieweit Daten durch die Betreiber der sozialen Netzwerke erhoben werden. Das Landesarchiv Berlin hat keinen Zugang zu den Nutzerdaten auf den Social-Media-Diensten, sie nutzt lediglich aggregierte (oder anonymisierte) Statistiken (oder Auswertungen) zum Nutzerverhalten, hinsichtlich der Zeiten und der räumlichen Zuordnung. Eine Suchprofilbildung findet nicht statt.

Stand: 08/2024