Speicherung digitaler Unterlagen

Umgang mit digitalen Unterlagen – worauf ist zu achten?

Digitale Unterlagen müssen während ihrer gesamten Aufbewahrungsfrist so gespeichert werden, dass sie jederzeit lesbar, verkehrsfähig, authentisch und integer bleiben – unabhängig von der jeweiligen technischen Systemumgebung.

  • Lesbarkeit: jederzeit technisch darstellbar und interpretierbar
  • Verkehrsfähigkeit: in standardisierten, möglichst offenen Formaten systemübergreifend austauschbar und weiterverarbeitbar
  • Authentizität: Herkunft, Entstehungszusammenhang und Urheberschaft eindeutig nachweisbar
  • Integrität: vollständig und unverändert erhalten; Veränderungen sind nachvollziehbar dokumentiert

Diese Anforderungen gelten für Datensicherung (Speicherung und Backups) und IT-Sicherheit und bleiben gültig, bis die Daten ausgesondert und ggf. an das Landesarchiv übergeben werden.

Was ist bei Datenverlust, Systemausfällen oder Sicherheitsvorfällen zu tun?

Legen Sie verbindlich fest, wie in solchen Fällen vorzugehen ist (z. B. Meldewege, Zuständigkeiten, Sofortmaßnahmen). Geeignete Vorkehrungen helfen, Datenverluste zu vermeiden oder schnell zu beheben.

Konkrete Maßnahmen

  • Halten Sie Programme, Betriebssysteme und Hardware aktuell
  • Folgen Sie den Vorgaben der IKT-Architekturrichtlinie, den Hinweisen der Informationssicherheit und des Computer Emergency Response Team (CERT)
  • Prüfen Sie regelmäßig stichprobenartig die Lesbarkeit Ihrer Daten
  • Planen und dokumentieren Sie Migrationen (z.B. Migrationsplan aufstellen)
  • Trennen Sie aktiven und passiven Speicher – zur physischen Trennung von aktivem (in Bearbeitung) und passivem (zdA-verfügt) Schriftgut
  • Verwenden Sie bei der Überführung in den Langzeitspeicher geeignete, langzeitfähige Dateiformate und prüfen/validieren Sie die neuen Formate nach der Formatmigration
  • Erstellen Sie ein Speicherkonzept mit klar geregelten Backup-Routinen
  • Erarbeiten Sie ein Notfallkonzept

Legen Sie klare Verantwortlichkeiten fest:

Alle Mitarbeitenden: Updates durchführen, Metadaten pflegen, Dateien strukturiert und nachvollziehbar ablegen

IT-Stelle: Backup-Strategie umsetzen, redundante Speicherung an getrennten Standorten sicherstellen, Speichertrennung technisch unterstützen, IT-Sicherheitsmaßnahmen etablieren/einhalten

Leitungsebene: Standards festlegen und einhalten (z. B. Brandschutz, Zutrittsregelungen), Mitarbeitende regelmäßig informieren und sensibilisieren