Aufgaben

Das Landesarchiv Berlin hat als zentrales Staatsarchiv der deutschen Hauptstadt die Aufgabe, die langfristig wichtigen Unterlagen der Berliner Behörden und Einrichtungen zu übernehmen, zu erhalten und zugänglich zu machen. Es verwahrt die schriftliche Überlieferung der historischen Stadtverwaltungen und der heutigen Senats- und Bezirksverwaltungen, der Gerichte und der öffentlichen Einrichtungen des Landes Berlin. Die staatlichen und kommunalen Bestände werden durch Nachlässe, Schriftgut der Parteien- und Massenorganisationen der DDR und verschiedene Sammlungen ergänzt.

Grundlage für unsere Arbeit ist das Berliner Archivgesetz → . Es verpflichtet die Behörden und Einrichtungen des Landes und der Bezirke, alle nicht mehr benötigten Unterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zur Archivierung anzubieten. Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit des angebotenen Schriftgutes trifft grundsätzlich das Landesarchiv. Als Kompetenzzentrum für Schriftgutverwaltung betreuen und beraten wir aktenführende Stellen in mehr als 270 Einrichtungen der Länder Berlin und Brandenburg. Jährlich sichern wir durchschnittlich 790 laufende Regalmeter Archivgut.

Bewertung und Übernahme

Die Bewertung von Schriftgut gehört als zentraler Teil der Überlieferungsbildung zu den Kernaufgaben des Landesarchivs. Dabei entscheiden die Archivar*innen, welche analogen und elektronischen Unterlagen in das Archiv übernommen bzw. welche vernichtet werden. Ausschlaggebend ist die Nachvollziehbarkeit des verwaltungsmäßigen Handelns der Berliner Verwaltung und somit der Beweiswert der Unterlagen sowie der Quellenwert, den das von den Behörden und sonstigen Einrichtungen angebotene Schriftgut für die spätere Erforschung der Geschichte Berlins voraussichtlich hat. Die ausgewählten Dokumente sollen Ereignisse und Entwicklungen möglichst authentisch und umfassend widerspiegeln. Die Auswahl umfasst in der Regel 1 bis 5 % der jährlich angebotenen Unterlagen und erfolgt nach fachlich festgelegten Kriterien.

Erschließung

Das übernommene Archivgut muss zunächst fachgerecht erschlossen werden. Darunter versteht man die Ordnung und Verzeichnung der Archivalien. Die Ordnung erfolgt nach der Herkunft und dem Entstehungszusammenhang der Unterlagen, dem sogenannten Provenienzprinzip. Im Rahmen der Verzeichnung erhält jede Akte eine eigene Signatur. Die Mitarbeitenden erfassen den vorgefundenen Aktentitel und die Laufzeit, d.h. die Zeitspanne zwischen Anfangs- und Enddatum. Die Akte erhält eine kurze inhaltliche Beschreibung. Das Ergebnis sind sogenannte Findmittel, die heute in Form einer Datenbank eine gezielte Recherche nach Archivalien zu bestimmten Themen ermöglichen.

Beratung für die Berliner Verwaltung

Wir beraten Behörden und Einrichtungen bereits im Vorfeld bei der Entstehung ihrer – zunehmend elektronisch geführten – Unterlagen sowie bei deren fachgerechter Lagerung bzw. elektronischer Sicherung des Schriftgutes. Außerdem informieren wir über die Erstellung und Nutzung von Aktenplänen sowie über die rechtlichen und behördlichen Aufbewahrungsfristen. Damit unterstützen wir die abgebenden Stellen, die Prozesse der Aussonderung und Anbietung ihrer Unterlagen effizienter zu gestalten und Transparenz herzustellen. Darüber hinaus stehen wir der Berliner Verwaltung bei amtlichen Anfragen und Einsichtnahmen zur Verfügung.

Benutzung

Jede Person kann Archivgut grundsätzlich analog und digital benutzen. Dafür stehen unser Lesesaal und die Online-Angebote zur Verfügung. Es gibt jedoch auch Unterlagen, die (noch) nicht frei benutzbar sind, da sie archivgesetzlichen Schutzfristen unterliegen. Bei der Benutzung von fristgeschütztem Archivgut muss zwischen dem Interesse der Nutzenden einerseits und dem Persönlichkeitsrecht der betroffenen Person sowie Dritter abgewogen und individuell entschieden werden.