Lagerung analoger Unterlagen
Was sollte ich im Umgang mit Schriftgut vermeiden?
- selbstklebende Notizzettel (z. B. Post-its)
- Klebefilm
- Büroklammern und Heftklammern aus Metall
- Textmarker
- Hüllen aus PVC
- Thermopapier (z.B. bei Faxgeräten)
Welches Papier sollte verwendet werden?
Für Unterlagen, die dauerhaft aufbewahrt werden müssen, sollte ausschließlich Papier verwendet werden, das der Norm DIN EN ISO 9706 entspricht.
Dieses Papier ist alterungsbeständig und sollten daher in allen Bereichen zum Einsatz kommen, in denen potentiell dauerhaft aufzubewahrendes Schriftgut entsteht, das aus Rechtsgründen in Papierform vorgehalten werden muss.
Wie lagere ich Unterlagen richtig?
Eine sachgerechte Lagerung schützt Unterlagen dauerhaft vor Schäden und erleichtert ihre Nutzung. Die folgenden Hinweise helfen Ihnen, typische Risiken zu vermeiden.
Grundsätze der Lagerung
Unterlagen aus Papier, Folien, Filmen, Fotos oder Tonträgern sollten in einem möglichst stabilen, kühlen und trockenen Raum gelagert werden.
- Empfohlene Werte: ca. 18 °C und 50 % relative Luftfeuchte
- Wichtiger als exakte Werte: ein stabiles Raumklima ohne starke Schwankungen
- Unbedingt vermeiden:
- plötzliche Temperatur- oder Feuchteänderungen
- direkte Sonneneinstrahlung
Anforderungen an Lagerräume
- Räume sauber und staubarm halten
- Metallregale sind Holzregalen vorzuziehen (leichter zu reinigen)
- Unterster Regalboden: 10–15 cm Abstand zum Boden
- Keine Lagerung in der Nähe von Wasserleitungen und Heizungsrohren
Hinweise zu speziellen Materialien
Ordner sollten aufrecht und dicht nebeneinander stehen, damit sie sich nicht verziehen oder umkippen.
Karten und Pläne möglichst flach liegend lagern. Großformate sollten nach Möglichkeit nicht gerollt werden. Eine hängende Aufbewahrung ist nur eingeschränkt geeignet, da sie zu Schäden führen kann.
Diese Materialien sind besonders empfindlich und sollten möglichst getrennt von Papierunterlagen aufbewahrt werden. Empfohlen werden Temperaturen von 16–20 °C und eine Luftfeuchte von etwa 40 %.
Zur Aufbewahrung eignen sich:
- Filme und Videos in Dosen oder Hüllen
- Fotos liegend in Schachteln
- Dias in Kästen, Negative in geeigneten Hüllen
- CDs/DVDs in Boxen
Wichtig sind außerdem Staubschutz, Lichtschutz sowie eine klare Beschriftung (Urheber*in, Datum, Inhalt)
Bei Anzeichen von Schimmelbefall beachten Sie bitte das gesonderte Merkblatt Maßnahmen bei Schimmelbefall, um Schäden zu begrenzen und Gesundheitsrisiken zu vermeiden.