Aktenbildung & Aktenrelevanz

Damit Verwaltungshandeln nachvollziehbar bleibt, müssen Akten den gesamten Bearbeitungsstand eines Vorgangs vollständig abbilden – und zwar über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg.

Alle wichtigen Geschäftsvorfälle müssen dokumentiert werden. Dazu gehören:

  • entscheidungsrelevante Unterlagen (z. B. Anträge, Stellungnahmen, Bescheide)
  • wesentliche Bearbeitungsschritte (z. B. Prüfungen, Abstimmungen, Entscheidungen)

Alle Unterlagen sind in Vorgängen bzw. Akten zu führen und unveränderlich aufzubewahren. Zur eindeutigen Zuordnung erhalten sie ein Akten- oder Geschäftszeichen.

Die zuständige Sachbearbeitung entscheidet, ob ein Dokument aktenrelevant ist. Grund dafür ist, dass nur die bearbeitende Person beurteilen kann, welche Unterlagen für das Verständnis und den Nachweis eines Vorgangs erforderlich sind.

Dieses Prinzip wird als Sachbearbeitendenablage bezeichnet.

Ein Dokument ist aktenrelevant, wenn es für das Verständnis oder den Nachweis eines Vorgangs benötigt wird.

Das ist insbesondere der Fall, wenn es:

  • Rechte Dritter betrifft (z. B. Bescheide, Genehmigungen, Ablehnungen)
  • ein rechtliches oder finanzielles Risiko beinhaltet (z. B. strittige Entscheidungen, Verträge, Vergaben)
  • finanzielle Auswirkungen hat (z. B. Auszahlungen, Verpflichtungen, Haushaltsentscheidungen)
  • die Verwaltungspraxis dokumentiert (z. B. interne Abstimmungen, Ermessensentscheidungen)
  • das Handeln nachvollziehbar macht (z. B. Begründungen, Prüfvermerke, wesentliche Kommunikation)

Die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie auch langfristig lesbar, vollständig und unverändert sind. Dies wird als Beweisfestigkeit bezeichnet.

Die Pflicht zur Dokumentation und Aufbewahrung kann sich außerdem aus gesetzlichen Vorschriften ergeben (z. B. § 99 VwGO, § 623 BGB, § 33 HGrG).

  • unaufgefordert eingesandte Angebote
  • Bücher und allgemeine Fachliteratur
  • Werbesendungen
  • einfache Terminanfragen und -abstimmungen
  • Drucksachen und Rundschreiben anderer Stellen (wenn Sie nicht federführend sind)
  • Zeitungsausschnitte ohne Bezug zum Verwaltungshandeln
  • allgemeine statistische Berichte