Einführung technischer Systeme

Warum muss das Landesarchiv frühzeitig eingebunden werden?

Damit elektronische Unterlagen aus IT-Verfahren (Fachverfahren) oder E-Akte-Systemen später archiviert werden können, muss das Landesarchiv frühzeitig an der Einführung oder Änderung entsprechender Systeme beteiligt werden.

Dies betrifft alle Systeme, in denen digitale Unterlagen erstellt, gespeichert oder verwaltet werden.

Die Beteiligungspflicht ergibt sich aus § 3 Abs. 3 Berliner Archivgesetz (ArchGB) sowie § 68 Abs. 6 GGO I.

Empfohlenes Vorgehen

 

1. Frühzeitige Abstimmung im Projekt

Bereits in der Planungsphase sollte das Landesarchiv kontaktiert werden. Dabei wird geklärt, ob die im System entstehenden Unterlagen archivwürdig sind.

2. Fallunterscheidung

Keine Archivwürdigkeit:
Das System muss nur die fachlichen Anforderungen der Behörde erfüllen, insbesondere die Aufbewahrung für gesetzliche Fristen sowie ggf. Datenübertragungen.

Archivwürdigkeit möglich:
Das System muss so gestaltet werden, dass eine spätere Aussonderung und Übergabe an das Landesarchiv möglich ist.

3. Technische Umsetzung

In diesen Fällen ist gemeinsam mit dem Landesarchiv sicherzustellen, dass ein Export- oder Aussonderungsmodul vorhanden ist oder eingerichtet wird.

 

Weitere Informationen und Hinweise zum Umgang mit digitalen Unterlagen finden Sie unter:

Digitale Unterlagen