Anbietungspflicht
Wer muss Unterlagen anbieten?
Das Berliner Archivgesetz (§ 5, Abs. 1) verpflichtet alle Behörden, Gerichte und sonstige Stellen des Landes Berlin sämtliche Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden auszusondern und unverändert anzubieten.
Konkret bedeutet das:
- alle Berliner Behörden und Gerichte (Haupt- und Bezirksverwaltungen)
- sonstige öffentliche Stellen des Landes Berlin
- juristische Personen des Privatrechts, die nicht am wirtschaftlichen Wettbewerb teilnehmen und bei denen dem Land Berlin mehr als die Hälfte der Anteile oder der Stimmen zustehen
Sonderfälle
1. Ehemals öffentliche Stellen:
Auch Unterlagen von Einrichtungen, die später privatisiert wurden, müssen angeboten werden – allerdings nur für den Zeitraum, in dem sie noch öffentlich waren.
2. Bundesbehörden mit regionaler Zuständigkeit:
In der Regel sind auch Bundesbehörden mit regionaler Zuständigkeit im Land Berlin anbietungspflichtig (siehe § 7 Bundesarchivgesetz).
3. Gemeinsame Einrichtungen der Länder Berlin und Brandenburg:
Eine Besonderheit bilden die gemeinsamen Behörden und Einrichtungen der Länder Berlin und Brandenburg. Das Landesarchiv Berlin und das Brandenburgische Landeshauptarchiv teilen sich die Zuständigkeit. Entscheidend ist der Sitz der jeweiligen Behörde.
Was muss angeboten werden?
Darunter fallen – ungeachtet des Trägermaterials – neben Akten auch Karteien, Karten, Pläne, Plakate, Fotos, Film- und Tondokumente sowie elektronische Daten, beispielsweise aus IT-Verfahren.
Wichtig: Anzubieten sind auch Unterlagen, die dem Datenschutz oder Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen. Die Anbietungspflicht gilt dabei explizit auch für personenbezogene Daten, die aufgrund anderer Bestimmungen gelöscht oder vernichtet werden müssten (§ 5, Abs. 4 ArchGB). Dabei ersetzt die Archivierung das gesetzlich vorgeschriebene „Recht auf Löschung“ (§ 25 BlnDSG), soweit die Unterlagen vom Landesarchiv als archivwürdig eingeordnet werden.
Zur Vereinfachung des Aussonderungsverfahrens kann das Landesarchiv einzelne Behörden und Stellen des Landes komplett oder aber für bestimmte Unterlagengruppen von der Anbietung freistellen. Die Erteilung einer solchen unbefristeten Vernichtungsgenehmigung erfolgt schriftlich auf Antrag und gilt bis auf Widerruf.