Schriftgutverwaltung

Schriftgutverwaltung (Records Management) bezeichnet die systematische Steuerung von Unterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Entstehung bzw. dem Eingang über die Bearbeitung und Aufbewahrung bis hin zur Archivierung oder Aussonderung.

Dazu gehört insbesondere:

• Unterlagen erstellen oder empfangen
• sie übersichtlich ordnen und sicher ablegen
• sie bei Bedarf schnell wiederfinden und bereitstellen
• sie nach festgelegten Fristen archivieren oder korrekt vernichten

Der internationale Standard für Schriftgutverwaltung ist die DIN ISO 15489-1. Sie macht deutlich: Der richtige Umgang mit Unterlagen ist nicht nur eine technische Aufgabe, sondern auch eine Führungsaufgabe in Behörden.

Grundsätze der Schriftgutverwaltung

Unabhängig vom Medium, ob analog oder digital, gelten für Verwaltungsunterlagen dieselben Grundsätze. Die ordentliche Schriftgutverwaltung dient der Umsetzung der Grundprinzipien des Verwaltungshandelns.

Der Grundsatz der Aktenmäßigkeit verpflichtet die öffentliche Verwaltung, Akten zu führen und darin ihr Handeln vollständig, nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren.

Der Grundsatz ergibt sich aus dem Rechtsstaatsprinzip im Grundgesetz sowie aus gesetzlichen Regelungen wie dem Verwaltungsverfahrensgesetz. Diese stellen sicher, dass staatliches Handeln überprüfbar ist und Bürgerinnen und Bürger Einsicht in Akten nehmen können.

Anforderungen an Schriftgut

Das Schriftgut muss mindestens die folgenden Kriterien immer erfüllen:

Authentizität: Die Inhalte des Schriftgutes geben zutreffend wieder, was, von wem und wann mitgeteilt oder entschieden wurde. Sie stehen in einem erkennbaren Kontext zu den behördlichen Aktivitäten und Aufgaben, in deren Zusammenhang sie entstanden sind.

Zuverlässigkeit: Das Schriftgut stellt eine glaubwürdige und vollständige Dokumentation von Geschäftsabläufen dar und kann bei nachfolgenden Rechtsgeschäften als verlässliche Grundlage herangezogen werden (entstammt einem zuverlässigen System).

Integrität: Das Schriftgut ist gegen unbefugte Änderungen geschützt. Zulässige Formen der Bearbeitung bleiben nachvollziehbar.

Benutzbarkeit: Die vollständigen Inhalte des Schriftgutes sind wiederauffindbar, darstellbar und lesbar.