Aufbewahrungsfristen
Behördliche Unterlagen können für verschiedene Zwecke relevant sein, zum Beispiel:
- für die Bearbeitung innerhalb der Behörde (Nachvollziehbarkeit früherer Vorgänge)
- für die rechtliche Absicherung und Dokumentation des Verwaltungshandelns
- für Prüfungen durch andere Behörden
- für die Öffentlichkeit im Rahmen der Verwaltungstransparenz
- bei personenbezogenen Unterlagen für die Rechte der betroffenen Personen
Für die Festlegung gelten insbesondere folgende Grundsätze:
- Aufbewahrungsfristen werden von jeder Behörde oder Einrichtung des Landes Berlin selbst festgelegt, sofern keine gesetzlichen oder verbindlichen Verwaltungsvorschriften gelten.
- Sie sollen so kurz wie möglich und so lang wie nötig sein, um rechtliche Anforderungen und Nachweispflichten zu erfüllen.
- Für Generalakten oder allgemeine Vorgänge sollen möglichst einheitliche behördenweite Fristen festgelegt werden, sofern keine fachlichen Besonderheiten bestehen.
- Die festgelegten Fristen sind als Fristkennzeichnung (Ablaufdatum) auf den Akten oder in der elektronischen Aktenführung als Metadatum zu dokumentieren, bevor die Unterlagen in die Altregistratur überführt werden (vgl. § 67 GGO I).
Als Orientierung können zudem folgende Kriterien angelegt werden:
| Grad der Zuständigkeit | |||
|---|---|---|---|
| Aktenart | Federführung | Mitwirkung | Information |
| Generalakten: Vorarbeiten Gesetze/ Verordnungen | 10-30 Jahre | 10 Jahre | 5 Jahre |
| Generalakten: Vorarbeiten Verwaltungsvorschriften | 10-20 Jahre | 10 Jahre | 5 Jahre |
| Generalakten: Entscheidungen / Berichte | 10-15 Jahre | 10 Jahre | 5 Jahre |
| Sachakten: einzelne Verwaltungsaufgaben | 10 Jahre | 5 Jahre | 5 Jahre |
| Einzelfallakten (massenhaft gleichförmige Akten / Vorgänge) | 10 Jahre | 5 Jahre | 1 Jahr |
| Einzelfallakten: Musterfallakten | 10-20 Jahre | 5 Jahre | 1 Jahr |
| Akten zur Vorbereitung und Auslegung von Rechtsvorschriften | 30 Jahre | 5 Jahre | 1 Jahr |
| Akten zur Vorbereitung und Auslegung von Verwaltungsvorschriften | 20 Jahre | 5 Jahre | 1 Jahr |
| Weglegesachen | 1 Jahr | 1 Jahr | 1 Jahr |
Quellen: Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung, München 2000, S. 347; Handreichung zu Aufbewahrungsfristen, Digitale Verwaltung NRW – E-Verwaltungsarbeit in NRW, 2012.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen Unterlagen nicht eigenständig vernichtet oder automatisch gelöscht werden. Sie sind dem Landesarchiv Berlin unverändert zur Übernahme anzubieten.