Aktenpläne

Ein Aktenplan ist ein strukturiertes Ordnungssystem für die Ablage von Akten und Informationen in Behörden. Er sorgt dafür, dass Schriftgut einheitlich nach Aufgabenbereichen geordnet wird und dadurch schnell auffindbar bleibt.

Der Aktenplan bildet die Aufgaben einer Behörde in einer systematischen Gliederung ab. Diese Gliederung folgt meist einer hierarchischen Struktur und nutzt Nummern in Kombination mit inhaltlichen Bezeichnungen. Dadurch lassen sich Vorgänge eindeutig zuordnen und langfristig nachvollziehen.

Arten von Aktenplänen

Es gibt verschiedene Arten von Aktenplänen, die je nach Anwendungsbereich und Organisationsstruktur in der Berliner Verwaltung eingesetzt werden:

• Teilaktenplan
  Gilt nur für eine einzelne Organisationseinheit innerhalb einer Behörde oder Einrichtung.
• Gesamtaktenplan
  Gilt für alle Organisationseinheiten einer Behörde oder Einrichtung.
• Einheitsaktenplan
  Wird von mehreren gleichartigen Behörden oder Einrichtungen gemeinsam genutzt.
• Ressortaktenplan
  Gilt für ein Ministerium und die ihm nachgeordneten Behörden und Einrichtungen.
• Gesamt- oder Generalaktenplan
  Wird ressortübergreifend für alle Behörden eines Bereichs auf Bundesebene verwendet.
• Rahmenaktenplan
  Dient als Orientierung für die Gestaltung und Strukturierung von Aktenplänen in der Berliner Verwaltung.

Diese Formen unterscheiden sich vor allem darin, wie viele Organisationseinheiten sie abdecken – von einer einzelnen Abteilung bis hin zu großen Verwaltungsbereichen.

Rechtliche Grundlagen und Nutzung

Die Pflicht ein „hierarchisches Ordnungssystem (z. B. Aktenplan)“ zu nutzen, ist in der Gemeinsamen Geschäftsordnung (GGO I) vorgeschrieben (§ 63 Abs. 2). Dabei wird erwartet, dass Akten so strukturiert werden, dass Zuständigkeiten und Aufbewahrungsfristen erkennbar sind.

Darüber hinaus sieht das Berliner Informationsfreiheitsgesetz (IFG) vor, dass Aktenpläne grundsätzlich veröffentlicht werden sollen (§ 17 Abs. 5 IFG).

Vorsicht Verwechselungsgefahr

Ein Aktenplan ist dabei nicht mit einem Aktenverzeichnis zu verwechseln:
Während der Aktenplan das Ordnungssystem vorgibt (also die Struktur, nach der Akten gebildet und abgelegt werden), ist ein Aktenverzeichnis lediglich eine Auflistung der tatsächlich vorhandenen Akten. Der Aktenplan beschreibt also die „Soll-Struktur“, das Aktenverzeichnis die „Ist-Bestände“.

Hinweise für die Praxis

Auch in der digitalen Aktenführung (E-Akte) ist ein Aktenplan unverzichtbar. Er bildet die Grundlage für eine strukturierte Ablage und ermöglicht eine zuverlässige Suche nach Vorgängen und Dokumenten.

In Abstimmung mit dem Landesarchiv können im Aktenplan neben den Aufbewahrungsfristen auch die Aussonderungsarten hinterlegt werden, was den Aussonderungsprozess erheblich vereinfacht.