Anbietungsvoraussetzungen
Grundvoraussetzungen für die Anbietung und Aussonderung von Unterlagen
Damit Unterlagen aus einer Behörde ausgesondert und dem Landesarchiv angeboten werden können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Sie lassen sich in drei zentrale Begriffe einteilen: Archivreife, Archivfähigkeit und Archivwürdigkeit.
Archivreif sind behördliche Unterlagen, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Die Bearbeitung der Vorgänge ist abgeschlossen.
- Die Unterlagen werden für die laufende Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt.
- Gesetzliche oder organisatorisch festgelegte Aufbewahrungsfristen sind abgelaufen.
Erst wenn diese Voraussetzungen vorliegen, können Unterlagen dem Landesarchiv angeboten werden. Sie dürfen zuvor keinen praktischen Nutzen mehr für die tägliche Verwaltungsarbeit haben.
Archivfähig sind Unterlagen, wenn sie dauerhaft aufbewahrt und genutzt werden können.
Das bedeutet insbesondere:
- Die Inhalte müssen lesbar, verständlich und reproduzierbar sein – unabhängig vom Medium.
- Physische Unterlagen dürfen nicht durch Schäden wie Schimmel, Risse oder starke Verformungen beeinträchtigt sein.
- Digitale Unterlagen sollten in geeigneten, langzeitfähigen Dateiformaten vorliegen.
Damit eine spätere Archivierung möglich ist, sollten Unterlagen bereits in der Behörde sorgfältig, geordnet und sicher aufbewahrt werden.
Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit trifft grundsätzlich das Landesarchiv Berlin in Abstimmung mit den abgebenden Stellen.
Dabei wird durch die Archivar*innen nach fachlichen Kriterien geprüft, ob die Unterlagen von rechtlicher, politischer, wirtschaftlicher, sozialer oder kultureller Bedeutung sind.
Archivar*innen wählen dabei diejenigen Unterlagen aus, die Ereignisse und Entwicklungen authentisch, umfassend, typisch oder mit besonderen Aspekten widerspiegeln. Kurz gesagt: das Allgemeine und das Spezielle.