Aussonderungsverfahren

Sie erstellen ein Anbietungsverzeichnis und senden es elektronisch an das Landesarchiv.

So gehen Sie vor:

• Erfassen Sie die auszusondernden Unterlagen möglichst auf Aktenebene
• Die Anbietungsverzeichnisse können als Excel-Datei erstellt oder aus Fachanwendungen erzeugt werden
• Falls kein Export möglich ist: manuelle Erfassung in Excel

Das Verzeichnis muss mindestens enthalten:

• Aktenzeichen
• Aktentitel
• Laufzeit

Bitte beachten Sie:

• Kennzeichnen Sie Unterlagen, die nach dem Berliner Informationsfreiheitsgesetz (IFG) genutzt wurden
• Erläutern Sie Abkürzungen und Farbsiglen
• Nutzen Sie nach Möglichkeit die bereitgestellten Vorlagen

Vorlage Anbietungsverzeichnis (XLSX)
Vorlage Anbietungsverzeichnis Personalakten (XLSX)

Versand an: info@landesarchiv.berlin.de

Die Entscheidung darüber, welche der angebotenen Unterlagen archivwürdig, also dauerhaft aufzubewahren sind, liegt in der Hoheit des Landesarchivs und wird als „Bewertung“ bezeichnet.

• Grundlage ist in der Regel Ihr Anbietungsverzeichnis
• Bei Bedarf fragt das Landesarchiv nach oder nimmt Einsicht vor Ort
• Hinweise und Übernahmevorschläge aus Ihrer Behörde sind ausdrücklich willkommen

Sie erhalten das Verzeichnis mit der Entscheidung zurück:

• „A“ = archivwürdig (wird übernommen)
• übrige Unterlagen = zur Vernichtung freigegeben

Wichtig:
Das Landesarchiv hat bis zu 12 Monate Zeit für die Entscheidung. Planen Sie ausreichend Vorlauf ein.

Alle als archivwürdig gekennzeichneten Unterlagen („A“) werden von Ihnen in ein Ablieferungsverzeichnis übernommen und durchnummeriert.

Nutzen Sie hierfür die bereitgestellte Excel Vorlage.

Vorlage Ablieferungsverzeichnis (XLSX)
Vorlage Ablieferungsverzeichnis Personalakten (XLSX)

Danach:

• Termin zur Übergabe mit dem Landesarchiv abstimmen
• Ausgewählte Unterlagen verpacken und übergeben (z. B. per Fachpost, Fahrdienst oder Logistikunternehmen)

Alle Unterlagen oder Daten, die vom Landesarchiv als nicht archivwürdig bewertet wurden, sind nach Abschluss der Übernahme durch die Behörde oder die datenhaltende Stelle (bspw. ITDZ) datenschutzgerecht zu vernichten. Die Vernichtung sollte zeitnah durchgeführt werden, um die physischen und elektronischen Altregistraturen bzw. Langzeitspeicher zu entlasten und zu vermeiden, dass die Anbietung derselben Unterlagen später irrtümlich wiederholt wird.

Das üblicherweise vierstufige Aussonderungsprozess lässt sich unter Umständen auf die Übergabe und Vernichtung (2-stufig) verkürzen, wenn abgebende Stelle und Landesarchiv auf Grundlage einer Aussonderungsvereinbarung oder durch eine Vorab-Bewertung Ihres Aktenplans (Aktenplanbewertung) die Aussonderungenarten festgelegt haben.

Die Schritte im Aussonderungsprozess digitaler Unterlagen unterscheiden sich im Kern nicht von denen analoger Unterlagen, müssen jedoch technisch und organisatorisch eng zwischen der abgebenden Stelle und dem Landesarchiv abgestimmt werden.

Die Anbietungspflicht gilt für sämtliche Formen digitaler Unterlagen wie E-Akten, Daten aus IT-Verfahren (Fachverfahren) und Fileablagen. Bis zur Einführung des Basisdienstes Digitale Archivierung und der damit einhergehenden Entwicklung eines „Aussonderungsportals“ erfolgt die Aussonderung nach individueller Absprache.

Nehmen Sie bitte rechtzeitig Kontakt mit dem Landesarchiv auf, wenn Sie beabsichtigen digitale Unterlagen auszusondern und füllen Sie möglichst vorab folgende Checklisten aus.

Checkliste DMS-VBS (DOCX)

Checkliste IT-Verfahren (DOCX)

Checkliste Fileablagen (DOCX)

Handreichung Aussonderung & Anbietung digitaler Unterlagen (PDF) (folgt)