Digitale Unterlagen

In Behörden und Einrichtungen des Landes Berlin entstehen digitale Unterlagen in unterschiedlichen Formen, etwa als E-Akten, in IT-Verfahren oder als einfache Fileablage. Sämtliche dieser Unterlagen sind dem Landesarchiv anzubieten. Da digitale Objekte stets in spezifischen Systemumgebungen und Formaten entstehen, sind je nach Art der Unterlagen bei der Aussonderung jeweils besondere Anforderungen zu beachten.

E-Akten

Elektronisch geführten Akten (E-Akten) werden in sogenannten Dokumentenmanagement-/Vorgangsbearbeitungssystemen (DMS/VBS) geführt. In diesen Systemen lassen sich Dokumente in Vorgängen und Akten ablegen und verwalten und mit Zeichnungsinformationen (Verfügungen, Vermerken, Notizen etc.) ergänzt.

Im Land Berlin sind u. a. folgende Systeme im Einsatz:

  • nScale eGov Web (Basisdienst Digitale Akte)
  • VIS-Suite (verschiedene Versionen)
  • eIP (Justiz)
  • GO§A (Justiz)

Damit E-Akten ordnungsgemäß an das Landesarchiv übergeben werden können, ist eine geeignete Exportfunktion („Aussonderungsschnittstelle“ bzw. „Modul“) erforderlich.

Hinweis: Falls Ihr System noch nicht über eine solche Funktion verfügt, kann diese häufig durch den Softwarehersteller nachgerüstet werden. Die Lösungen basieren in der Regel auf gängigen Standards der öffentlichen Verwaltung.

Wenn Sie digitale Unterlagen aus einem DMS/VBS aussondern möchten, senden Sie bitte die ausgefüllte Checkliste per E-Mail an: Landesarchiv Berlin

Checkliste DMS-VBS (DOCX)

IT-Verfahren

Ein IT-Verfahren (auch Fachverfahren genannt) ist eine spezialisierte Softwarelösung zur automatisierten Verarbeitung von Daten für klar abgegrenzte fachliche Aufgaben innerhalb der Berliner Verwaltung. Im Unterschied zu E-Akte-Systemen bildet ein IT-Verfahren in der Regel keinen vollständigen Aktenzusammenhang ab, sondern dient primär der strukturierten Datenerfassung, -verarbeitung und -auswertung.

IT-Verfahren unterstützen oder übernehmen Verwaltungsprozesse ganz oder teilweise und kommen insbesondere dort zum Einsatz, wo große Datenmengen effizient verarbeitet werden müssen oder standardisierte Abläufe erforderlich sind.

Typische Einsatzbereiche sind unter anderem:

  • Registerführung (z. B. Melderegister, Gewerberegister)
  • Personal- und Stellenverwaltung
  • Finanz- und Steuerverwaltung
  • Ordnungs- und Sicherheitsverwaltung
  • Umwelt- und Gesundheitsüberwachung

Hinweis: Auch einfach strukturierte Datenbanken oder kollaborativ genutzte, funktional in Verwaltungsprozesse eingebundene Dateien (z. B. in Excel) können – sofern sie regelmäßig zur Datenhaltung, Bearbeitung oder Entscheidungsunterstützung eingesetzt werden – im Zweifel als defacto IT-Verfahren eingeordnet werden.

Ob Sie Daten aus Ihrem IT-Verfahren an das Landesarchiv anbieten müssen, hängt von der Vorgangs- bzw. Aktenbildung ab. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und übersenden uns zur Vorbereitung die ausgefüllte Checkliste an Landesarchiv Berlin

Checkliste IT-Verfahren (DOCX)

Fileablagen

In vielen Behörden werden aktenrelevante Unterlagen in sogenannten Fileablagen (z. B. Ordnerstrukturen im Windows-Explorer) gespeichert. Diese Ablageform ist jedoch häufig nicht ausreichend strukturiert, um eine spätere Archivierung zu ermöglichen.

Spätestens bei Abschluss eines Vorgangs (zdA-Verfügung) müssen die Dokumente in einen nachvollziehbaren Aktenzusammenhang gebracht werden. Das bedeutet:

  • zusammengehörige Unterlagen werden gebündelt,
  • doppelte oder überflüssige Dateien werden bereinigt,
  • die Struktur wird am Aktenplan ausgerichtet.

Empfehlung:
Vermeiden Sie möglichst eine aufwändige Nachbearbeitung, indem Sie bereits bei der Ablage auf eine strukturierte und aktenplangerechte Ordnung achten.

Für die Aussonderung von Fileablagen füllen Sie bitte vorab die Checkliste aus und nehmen Kontakt zum Landesarchiv auf.

Checkliste Fileablagen (DOCX)

 

Worauf ist bei Dateiformaten zu achten?

Für die eigentliche Übergabe (Datentransfer) ist es von Vorteil, wenn die Daten in festgelegten, archivfähigen Formaten bereitgestellt und durch eine geeignete Dokumentation ergänzt werden.

Unterlagen mit elektronischer oder digitaler Signatur (z. B. aus dem elektronischen Rechtsverkehr) sind ebenfalls anzubieten. Die Signaturen sollte vor der Übergabe entfernt werden. Falls erforderlich, ist die zuletzt gültige Signatur als Metadatum zu dokumentieren und mitzuliefern.

Als archivfähige Formate gelten insbesondere:

  • PDF/UA
  • TIFF
  • XML (insbesondere für die strukturierte Speicherung von Metadaten)

Es wird empfohlen, Unterlagen, die in die behördliche Langzeitspeicherung (Registratur bzw. Altregistratur) übernommen wurden, spätestens nach drei Jahren (Transferphase) in ein archivfähiges Format zu überführen.

Eine zusätzliche Speicherung der Daten im Originalformat ist auch empfehlenswert, u.a. um erneute Konvertierungsprozesse bei einem Rückgriff auf bereits zdA-verfügte Unterlagen innerhalb Ihrer Behörde zu erleichtern oder fehlerhafte Konvertierungen mit geringem Aufwand zu korrigieren.